לקוחות, חברים ומשפחה על אותו מספר וואטסאפ: איך מפרידים ביניהם

לקוחה, אחותכם וספק, באותה רשימת צ'אטים

לקוחה שואלת אם יש תור במוצאי שבת. אחותכם שואלת אם תגיעו לארוחה בשבת. ספק שולח חשבונית. הכול מופיע באותה רשימת צ'אטים, כי פתחתם את העסק עם המספר הפרטי. זה יכול לעבוד, עד שצריך להפריד בין המעקב אחרי לקוחות לבין החיים הפרטיים.

בקצרה: אפשר לנהל את העסק על המספר שכבר יש לכם, אם מעבירים אותו לאפליקציית וואטסאפ עסקי החינמית. השיחות יכולות לעבור איתכם, אבל גבו קודם ושמרו בטלפון אנשי קשר שקיימים רק בתוך וואטסאפ. אי אפשר להחזיק גם וואטסאפ רגיל וגם וואטסאפ עסקי על אותו מספר באותו זמן, אז הפרדה אמיתית דורשת מספר שני. ואם מוסיפים עוזר למספר משותף, אפשר להגדיר אותו כך שלא יענה בשיחות הפרטיות, אבל זה תלוי עד כמה טוב הוא מבחין ביניהן, אז בדקו אותו לפני שהוא עונה למישהו.

מה וואטסאפ מאפשר

העובדות האלה קובעות את האפשרויות שלכם (לפי מרכז העזרה של וואטסאפ: מעבר בין האפליקציות, מעבר לוואטסאפ עסקי וחזרה לוואטסאפ הרגיל):

• מספר אחד בוואטסאפ עסקי יכול להכיל את שני סוגי השיחות. לקוחות, חברים ומשפחה יכולים כולם לכתוב לאותו מספר באפליקציית וואטסאפ עסקי, בדיוק כמו קודם.
• מספר אחד, אפליקציה אחת. מספר טלפון יכול להיות רשום בוואטסאפ הרגיל או בוואטסאפ עסקי, לא בשניהם באותו זמן. כדי להשתמש בשתי האפליקציות, צריך מספר נפרד לכל אחת.
• במעבר לוואטסאפ עסקי השיחות יכולות לעבור איתכם. כשמעבירים מספר מוואטסאפ רגיל לוואטסאפ עסקי באותו טלפון, וואטסאפ מעביר את החשבון יחד עם היסטוריית השיחות והמדיה. וואטסאפ ממליץ לגבות לפני כן, ואם האפליקציה העסקית מבקשת גישה להיסטוריית השיחות, אשרו. ויש מלכודת אחת: אנשי קשר ששמרתם רק בתוך וואטסאפ, ולא בספר הטלפונים של המכשיר, לא עוברים. שמרו אותם בטלפון לפני המעבר.
• אפשר לחזור, אבל כדאי לתכנן. כדי לעבור מוואטסאפ עסקי חזרה לוואטסאפ הרגיל, מגבים, ואז משחזרים את הגיבוי בוואטסאפ הרגיל. מה שקיים רק בוואטסאפ עסקי, כמו הקטלוג, נשאר מאחור. זה לא מתג שמזיזים הלוך ושוב.
• אפשר להחזיק שני מספרים באותו טלפון. בטלפון עם שני כרטיסי SIM או עם eSIM אפשר להפעיל וואטסאפ רגיל על מספר אחד ווואטסאפ עסקי על השני.

אפשרות א': שני מספרים

לוקחים מספר נוסף (כרטיס SIM שני או eSIM). מספר אחד עובר לוואטסאפ עסקי בשביל העסק, והשני נשאר בוואטסאפ הרגיל בשביל החיים הפרטיים.

זה מתאים לכם אם אתם רוצים שערב ושבת ירגישו אחרת, לקוחות כותבים בכל שעה, או שמישהו אחר יענה מתישהו על המספר של העסק.

המחיר הוא המעבר. השאלה היא איזה מספר יהיה העסקי:

• להשאיר את המספר הנוכחי לעסק, ולתת לחברים ולמשפחה את החדש. הלקוחות לא צריכים לשנות כלום, והמעגל הפרטי קטן יותר וסביר יותר שיעדכן את אנשי הקשר. השיחות הקיימות, כולל המשפחתיות, יכולות לעבור עם המספר לאפליקציית וואטסאפ עסקי. זה בסדר, רק שימו לב שהן יופיעו שם.
• לתת לעסק את המספר החדש, אם אתם רוצים התחלה נקייה לגמרי. במקרה כזה עדכנו את הלקוחות בעצמכם, במילים שלכם. ובמשך כמה חודשים, כשלקוח עדיין כותב למספר הפרטי, ענו לו בקצרה ובנעימות והפנו אותו למספר החדש.

אפשרות ב': מספר אחד, מסודר

אפשר להישאר עם מספר אחד כשהלקוחות כבר מכירים אותו ואתם יכולים לשמור על גבולות ברורים. העבירו אותו לאפליקציית וואטסאפ עסקי (אם עוד לא עשיתם את זה) וסדרו אותו כך שהצד העסקי יהיה קל לזיהוי:

• תוויות. אפשר ליצור עד 20 תוויות (בגרסאות החדשות של האפליקציה התוויות מקבלות את השם "רשימות"). תווית "לקוח", ולצדה "פנייה חדשה" ו"מחכה לי", מאפשרות לסנן את השיחות העסקיות מתוך הבלגן בשנייה.
• שמרו לקוחות כך שתזהו אותם. הרבה בעלי עסקים מוסיפים מילה לשם של איש הקשר, למשל "דנה לקוחה". זה הופך את רשימת הצ'אטים לקריאה, ובהמשך נראה שיש עוזרים שיכולים להשתמש בשם הזה גם בכללים שלהם.
• כוונו את הודעת הפתיחה ואת הודעת ההיעדרות לאנשים הנכונים. בשתיהן וואטסאפ מאפשר לבחור מי יקבל אותן: כולם, כל מי שלא שמור באנשי הקשר, כולם חוץ ממי שתבחרו, או רק מי שתבחרו. אם החברים והמשפחה שמורים אצלכם בטלפון, "כל מי שלא שמור באנשי הקשר" שולח את הודעת הפתיחה העסקית בדרך כלל רק לאנשים חדשים. דודה ששמורה אצלכם לא תקבל "תודה שפנית אלינו!"
• העבירו לארכיון והשתיקו קבוצות פרטיות שאתם לא צריכים לראות בשעות העבודה.

עוזר על מספר משותף

חיבור של עוזר הוא צעד אחר מהמעבר בין האפליקציות. אם Meta מציעה את החיבור הזה למספר שלכם, המספר נשאר בוואטסאפ עסקי, אתם ממשיכים לעבוד עם האפליקציה בטלפון, והעוזר עובד לצדכם. שום דבר לא חוזר לוואטסאפ הרגיל, ולא צריך בשביל זה מספר שני. (במדריך וואטסאפ עסקי ועוזר על אותו מספר מפורט מה עוד משתנה כשמחברים.)

עוזר שמחובר כך מקבל את ההודעות שמגיעות למספר בשיחות אחד על אחד, גם מחברים ומשפחה. ככה וואטסאפ מעביר אותן. קבוצות הן היוצא מן הכלל: לפי התיעוד של Meta, שיחות קבוצתיות לא מועברות למערכת המחוברת.

מה שחשוב הוא מה העוזר עושה עם ההודעות הפרטיות. לפני שמחברים, ודאו את הדברים הבאים:

1. הוא לא עונה בשיחות פרטיות. הוא לא אמור לענות לחברים, למשפחה או לשכנים, גם אם הם כותבים למספר של העסק.
2. הוא לא לומד מהן. שום דבר משיחה פרטית לא אמור להגיע למה שהוא אומר ללקוחות.
3. אפשר לחסום מספרים מסוימים כך שהוא יתעלם מהם.
4. הוא מזהה עובדים וספקים ושואל אתכם איך לטפל בהם, במקום לענות להם כמו ללקוחות.
5. ברור מה קורה לשיחות קודמות. אם משתפים את היסטוריית השיחות בזמן החיבור, Meta מעבירה את השיחות אחד על אחד מכחצי השנה האחרונה, כולל השיחות הפרטיות שלכם. שאלו את החברה שמפעילה את העוזר מה היא שומרת וממה היא מתעלמת. אפשר גם לא לשתף, וזו בחירה טובה לגמרי: העוזר מתחיל מיום החיבור.

ואז בדקו. בקשו מחבר לשלוח כמה הודעות כמו שחבר היה כותב ("באים הערב?") וכמה כמו שלקוח היה כותב, ובדקו מה הוא עושה.

איך Answr מתנהג כשהמספר משותף

Answr מתחבר למספר שאתם ממשיכים לעבוד איתו באפליקציית וואטסאפ עסקי, משותף או לא, כש-Meta מציעה את החיבור הזה. במספר משותף כדאי להכיר קודם שני דברים:

• כשלא ברור, זה לקוח. לא תמיד אפשר לדעת בוודאות אם הודעה היא פרטית. כשלא ברור מי כותב, Answr מתייחס אליו כאל לקוח, כדי לא לפספס פנייה חדשה. במספר שגם המשפחה כותבת אליו זה יכול לגרום לתשובה לא רצויה, אז קבעו גבולות ובדקו אותם לפני שמפעילים מענה. אם מישהו קרוב אליכם ממשיך לקבל תשובות, חסמו אותו או הוסיפו כלל לפי אנשי הקשר, וההודעות שלו ימשיכו להגיע אליכם לאפליקציה כרגיל.
• כללים יכולים להתבסס על אנשי הקשר שלכם. Answr שומר עותק של השמות והמספרים ששמורים באפליקציית וואטסאפ עסקי, ומעדכן אותו כשאתם מוסיפים או משנים אנשי קשר, כך שהוא יודע אם השולח שמור אצלכם ובאיזה שם. כך אפשר להגיד לו "אל תענה למי ששמור כמשפחה" או "אל תענה לאף אחד ששמור באנשי הקשר שלי, רק למספרים חדשים". שימו לב: כלל כמו "תענה רק לאנשי קשר ששמורים עם המילה לקוח" אומר שלקוח חדש שעוד לא שמרתם לא יקבל תשובה. אם אתם רוצים שמספרים חדשים יקבלו מענה, כתבו את זה בכלל.

מעבר לזה, Answr בנוי לשתוק בהודעות פרטיות ולא ללמוד משיחות פרטיות. אם תשתפו שיחות קודמות בזמן החיבור, גם השיחות הפרטיות מאותה תקופה מועברות; Answr יקרא פעם אחת עד כ-100 שיחות אחרונות עם לקוחות כדי ללמוד איך אתם עונים, והוא בנוי לדלג על השיחות הפרטיות. אין בכל זה הבטחה, אז אם זה מדאיג אתכם, אל תשתפו שיחות קודמות. מכיוון ששיחה פרטית ופנייה עסקית יכולות להיראות דומות, בדקו את ההגדרות עם אנשים שאתם מכירים לפני שמפעילים מענה.

מה Answr שומר: את השיחות עם הלקוחות ואת מה שהוא לומד מהן, כל עוד החשבון שלכם פתוח, כדי להשתפר כל הזמן בעבודה עם העסק שלכם. הודעות ממספר חדש שהוא מזהה כפרטיות נמחקות זמן קצר אחר כך. אם מי שכבר לקוח שלכם שולח משהו פרטי, ההודעה נשארת חלק מהשיחה עם אותו לקוח. אם תסגרו את החשבון ב-Answr, השיחות, מה שהוא למד והעותק של אנשי הקשר נמחקים.

Answr לא עונה לאף אחד עד שתגידו לו להתחיל, אז אפשר לקבוע את הכללים קודם ואז לבדוק אותם עם אנשים שאתם מכירים.

מה מתאים לכם

שאלות נפוצות

אפשר להחזיק גם וואטסאפ רגיל וגם וואטסאפ עסקי על אותו מספר?

לא. מספר יכול להיות רשום רק באחת משתי האפליקציות בכל רגע. אפשר להפעיל את שתיהן באותו טלפון, עם שני מספרים שונים.

השיחות יאבדו אם מעבירים את המספר לוואטסאפ עסקי?

השיחות יכולות לעבור איתכם באותו טלפון. גבו קודם, ואם האפליקציה העסקית מבקשת גישה להיסטוריית השיחות, אשרו. אנשי קשר ששמורים רק בתוך וואטסאפ, ולא בטלפון, לא עוברים, אז שמרו אותם בטלפון קודם. ואם תחליטו בהמשך לחזור לוואטסאפ הרגיל, משחזרים מגיבוי, ונתונים עסקיים בלבד, כמו הקטלוג, נשארים מאחור.

מה הלקוחות יראו אחרי המעבר?

פרופיל עסקי עם הפרטים שתבחרו להוסיף, כמו שעות פתיחה וכתובת. המספר נשאר אותו מספר.

עוזר יקרא את ההודעות הפרטיות שלכם?

אם אתם ממשיכים לעבוד עם אפליקציית וואטסאפ עסקי ומחברים עוזר לאותו מספר, הוא מקבל את ההודעות בשיחות אחד על אחד במספר הזה, גם את הפרטיות. שיחות קבוצתיות לא מועברות אליו. השאלה היא מה הוא עושה איתן. בחרו עוזר ששותק בשיחות פרטיות, לא לומד מהן ומאפשר לחסום מספרים. בעמוד על איך Answr שומר על תשובות מדויקות הסברנו ממה הוא עונה.